12 aug 2020

Susanna Christina Møller

Marketing Project Manager

Lovændringer - men hvad så med ansættelseskontrakten og personalehåndbogen?

For medarbejdere er de to vigtigste juridiske dokumenter om egne forhold typisk ansættelseskontrakten og personalehåndbogen (hvis én sådan findes) – for det er her, man finder svar på en række spørgsmål. I både kontrakter og personalehåndbøger er der ofte henvisninger til gældende love om ferie, barsel, fortrolighed eller kørsel. Men hvad så, når der sker ændringer i loven?

Både kontrakter og personalehåndbog har til formål at give medarbejderen informationer om gældende regler. Ansættelsesbeviset er lovreguleret. Det er personalehåndbogen ikke. Men arbejdsgiveren har pligt til at sikre sig, at begge typer dokumenter er opdateret, så medarbejderen får de korrekte informationer og er klar over, hvad der er af rettigheder og pligter.

Generelle formuleringer kan være en god ide

Hvorvidt der skal laves ændringer i kontrakterne og i personalehåndbogen ved lovændringer, afhænger af formuleringen. Hvis der i en kontrakt er en generel henvisning til en lov – for eksempel 'du kan holde ferie i henhold til den enhver tid gældende ferielov', er der ikke krav om, at man meddeler medarbejderne, at nye love er trådt i kraft.

Hvis man derimod har specificeret, hvad det betyder – for eksempel 'ferieåret går fra 1. maj til 30. april', og dette nu ændres med ny lov, ja så skal man korrigere både kontrakt og personalehåndbog. 

For at gøre det nemmere for dig som arbejdsgiver kan det derfor anbefales, at du holder dig til de generelle henvisninger, for på den måde sikrer du dig, at du ikke har forkerte kontrakter, og du undgår også at skulle ændre i kontrakterne og personalehåndbogen.

Et andet eksempel kan være, at der i personalehåndbogen står, at medarbejderen kan få fuld løn under barsel i xx antal uger. Antallet af uger er måske fastlagt ud fra, hvor længe virksomheden kan få refusion på sygedagpenge og fra barsel.dk, men disse refusionsperioder ændrer sig jo løbende. Hvis der i stedet stod, at en medarbejder kunne få fuld løn i den periode, hvor virksomhederne fik fuld kompensation, ja så ville man altid have en opdateret personalehåndbog (eller kontrakt).

Hold altid dine medarbejdere opdateret

Du må i en kontrakt gerne henvise til en personalehåndbog, men du kan ikke forvente, at medarbejderen altid holder sig ajour med, hvad der står i den. Det er derfor vigtigt at huske, at du som arbejdsgiver skal kunne bevise, at medarbejderen har været holdt opdateret. Så sker der store eller væsentlige ændringer i personalehåndbogen, skal du informere på anden vis, for eksempel ved at sende en mail, lave et opslag på opslagstavlen eller skrive en besked på intra. For kun hvis du har sikret dig, at medarbejderen ved besked, kan du som arbejdsgiver påberåbe dig det pågældende forhold.

Vil du vide mere og være sikker på altid at overholde reglerne, kan du med fordel tilmelde dig vores kursus om ansættelseskontrakter.   

Emner:

Ansættelseskontrakter Regler og love

Relaterede artikler