Nu skal dine medarbejdere til at registrere arbejdstid - få styr på reglerne

Hvad er formålet med de nye regler? 

Formålet med reglerne om registrering af arbejdstid er, at medarbejderne skal kunne dokumentere deres faktiske arbejdstid, og at arbejdsmiljøreglerne overholdes. 

Det betyder nærmere bestemt, at:  

• 11 timers-reglen overholdes
• 48 timers-reglen overholdes 
• medarbejderne husker at holde pauser og ferie 
• det ugentlige fridøgn holdes 

Hvad kræver de nye regler af mig som arbejdsgiver?  

Som arbejdsgiver har du pligt til at indføre et objektivt, pålideligt og tilgængeligt arbejdstidsregistreringssystem, som gør, at alle dine medarbejdere kan måle deres daglige arbejdstid. 

De skal også kunne registrere overarbejde, transporttid, rådighedsperioder og andet, der ikke betragtes som hviletid i systemet. 

Hvilke krav er der til det tidsregistreringssystem, jeg skal have?  

Du vælger selv, hvordan dine medarbejdere skal registrere deres arbejdstid. Det behøver altså ikke at være en digital løsning. Men der er tre betingelser, som du skal være opmærksom på: 

1. Den metode du vælger skal kunne registrere alle forhold i forbindelse med arbejdstidsregler 
2. Du skal sørge for, at dine medarbejdere altid selv kan se deres egne oplysninger 
3. Du skal opbevare de registrerede oplysninger i mindst fem år 

Hvem er omfattet af de nye regler, og er der nogle undtagelser?  

Det er som udgangspunkt alle lønmodtagere og alle virksomheder uanset størrelse, der er omfattet af de nye regler om registrering af arbejdstid. 

Men der er nogle enkelte undtagelser: 

• Enkeltmandsvirksomheder uden ansatte 
• Arbejdstagere der selv kan fastsætte sin arbejdstid  
• Øverste chef (CEO) 
• Arbejdstagere hvis arbejde knytter sig til kirkers og trossamfunds religiøse handlinger 
• Arbejdende familiemedlemmer 

Hvad skal mine medarbejdere konkret gøre fra 1. juli og frem?  

De skal registrere deres arbejdstid i det system, du som arbejdsgiver stiller til rådighed. Det kan være en god idé at opstille nogle regler for, hvor ofte de skal tidsregistrere. Skal det for eksempel være hver dag eller en gang om ugen? 

Hvad sker der, hvis jeg ikke har en løsning klar til 1. juli?  

Sager kan indbringes for Arbejdsretten, og de kan udstede bøder for overtrædelse af arbejdsmiljøreglerne, herunder også kravet om registrering af arbejdstid.  

Webinar om de nye regler for registrering af arbejdstid 

Den 1. november 2023 afholdt vores Senior Manager, Cand. jur. og ekspert i HR og ansættelsesret Mette Nørlem et webinar om de nye regler for registrering af arbejdstid. Under webinaret blev der stillet mange gode spørgsmål, som Mette Nørlem giver sine svar på her: 
 

Skal medarbejderne registrere komme/gå, eller er det nok, hvis de skriver, at de har været til stede i x antal timer?  

Ja, medarbejderne skal registrere, hvornår de møder ind og går hjem. Ellers kan du kun se, om de har haft mere end 48 timer i gennemsnit per uge over en periode på fire måneder og ikke, om reglen om ugentligt fridøgn og 11-timers reglen er overholdt. 

Hvilken form for transport skal registreres som arbejdstid? 

Når medarbejderen kører mellem sin arbejdsplads og hjem, er der IKKE tale om arbejdstid. Men hvis vedkommende på arbejdsgivers foranledning kører ud til et kundemøde, et kursus, en konsulentopgave eller lignende, så vil kørsel derfra og hjem/arbejdsplads være arbejdstid. Den tid kan altså ikke kategoriseres som hviletid. Der er dog en lang række undtagelser til 11-timers reglen, så det er nødvendigt at tjekke, hvad der gælder for det konkrete ansættelsesforhold. 

Er CEO´en undtaget?  

Uanset om en CEO er ansat i en større eller mindre virksomhed, er vedkommende som øverste leder ikke omfattet af arbejdstidsreglerne og er derfor heller ikke forpligtiget til at registrere tid. Det behøver heller ikke at fremgå af vedkommendes kontrakt. Til gengæld skal medarbejdere, der er undtaget fra reglerne i forhold til en konkret vurdering af deres job, have det indskrevet i deres kontrakt eller have et tillæg, hvori der står, hvilke arbejdstidsregler de er undtaget fra. 

Kan en salgschef, økonomichef, produktionschef eller lignende være undtaget?  

Det er altid en konkret vurdering, om en medarbejder kan undtages eller ej. Det afgørende er, at medarbejderen er ”selvplanlægger”, som betyder, at vedkommende helt selv bestemmer sin egen arbejdstid, og at arbejdstiden er svær at fastlægge på forhånd.   

Hvem har ansvaret for, at medarbejderne registrerer arbejdstid?  

Det er ikke beskrevet i loven, hvem der har ansvaret for, at der registreres arbejdstid. Men med fortolkning fra almindelige arbejdsmiljøretlige regler må det konkluderes, at arbejdsgiver har ansvaret. Ligesom arbejdsgiver pålægges ansvaret for, hvis en medarbejder ikke har korrekt sikkerhedsudstyr på, selvom medarbejderen selv har valgt at tage det af.   

Skal medarbejdere i senior- og flexjob også tidsregistrere?  

Kravet om at registrere arbejdstid afgøres af, om du er lønmodtager og omfattet af arbejdsmiljøreglerne. Det handler derimod ikke om ansættelsesvilkår. En status som flex-jobber, deltidsmedarbejder eller andet vil altså ikke alene kunne begrunde, at du er undtaget kravet om tidsregistrering.   

Hvad hvis du er omfattet af en overenskomst?  

De kommende regler om arbejdstidsregistrering er fremover en del af arbejdstidsdirektivet. Heri gives der på bestemte områder mulighed for fravigelser i reglerne om arbejdstid via overenskomstaftaler.  

Har du et tidsregistreringssystem, der lever op til lovkravene?

Hvis du ikke allerede har et tidsregistreringssystem i din virksomhed, der lever op EU’s krav om registrering af arbejdstid, så er det nu, du skal igang med at kigge efter en løsning. 

Book et uforpligtende møde med os her, og lad os vise dig, hvordan vores tidsregistreringssystem LessorWorkforce kan gøre arbejdsdagen nemmere for både dig og dine medarbejdere samtidig med, at du overholder alle de kommende regler. 

OBS: Denne FAQ er en generel beskrivelse af de kommende regler for registrering af arbejdstid og udgør ikke konkret rådgivning til dig. Din juridiske position vil altid afhænge af særlige omstændigheder.