En betydeligt lettere hverdag - med fuldt overblik

Med vagtplansystemet fra Lessor har Smiley Fitness fået præcis den enkle og effektive løsning, som fitnesscenteret havde brug for til vagtplanlægning og tidsregistrering.

Lige så snart vagtplanen er lavet, og vagterne er fordelt, kan medarbejderne i fitnesscenteret se planen – enten direkte i vagtplansystemet eller via app'en, som følger gratis med.

”Mange af vores undervisere har kun få timer hos os og er dermed lidt mere løst tilknyttede,” fortæller Nikolaj Nielsen, som er indehaver og daglig leder af centeret. ”Derfor er det en stor fordel, at de nemt kan se den gældende vagtplan, og om der er ledige vagter, de kan byde ind på. Og det hele kan ske fra smartphonen.” Smiley Fitness oplever oven i købet, at systemet giver de mange undervisere en tættere relation til både træningscentret og deres kolleger.

Smiley Fitness tilbyder alt inden for fitness og holdtræning. Centeret har omkring 50 medarbejdere, hvoraf hovedparten er undervisere. Indehaver af Smiley Fitness, Nikolaj Nielsen, har fra sin tid i en større fitnesskæde haft positive erfaringer med vagtplanløsningen fra Lessor, og det var derfor naturligt for ham at bringe systemet med videre i sin egen virksomhed.

Godt i gang

Med vagtplansystemet fra Lessor er det nemt at lægge vagtplaner og få overblik over personaleomkostningerne – og ikke mindst det sidste er vigtigt for Smiley Fitness. ”Og så har opstarten været helt gnidningsfri,” fortæller Nikolaj Nielsen. ”Konsulenten fra Lessor var meget imødekommende og fandt frem til et setup, der passede godt til en virksomhed som vores.”

Efter lidt hjælp til at få den indledende opsætning på plads var Smiley Fitness hurtigt i gang med brugen af vagtplansystemet. ”Derefter kørte det bare!” fortæller en begejstret Nikolaj Nielsen, der kun har ros tilovers for Lessors supportkonsulenter.

Øget involvering og øget engagement

I Smiley Fitness er ansvaret for vagtbytte lagt ud til medarbejderne selv, og det sparer rigtig meget tid, som Nikolaj Nielsen i stedet kan bruge på noget andet end administration. ”En medarbejder er selvfølgelig ikke kommet af med en frigivet vagt, før en anden har overtaget den, men mulighederne i vagtplansystemet fra Lessor giver virkelig stor fleksibilitet og medvirker til øget engagement hos underviserne,” fortæller Nikolaj Nielsen.

Et samlet kommunikationssystem

Hos Smiley Fitness fungerer vagplansystemet også som virksomhedens vigtigste kommunikationsværktøj. Centeret lægger meddelelser til alle på den digitale opslagstavle og sender individuelle beskeder som sms direkte fra systemet. Det sikrer, at alle parter nemt kan holde sig opdaterede.

Systemet indeholder alle stamdata på medarbejderne. ”Det er en stor fordel, at jeg kun skal taste navn og telefonnummer, når jeg opretter en ny medarbejder,” siger Nikolaj Nielsen. Systemet sender derefter en sms til medarbejderen med login-oplysninger, og den enkelte medarbejder kan så selv gå ind og udfylde øvrige data som for eksempel e-mail og bankoplysninger. ”Det er effektivt og sparer rigtig meget administrativ tid,” uddyber Nikolaj Nielsen. ”Jeg bruger kun ca. 20 minutter om dagen i systemet og tør slet ikke tænke på, hvor meget tid jeg skulle bruge, hvis jeg skulle klare det hele manuelt.”

Overblik og effektiv opfølgning

Alle medarbejdere tjekker ind og ud på et brugervenligt panel. Vagtplansystemet registrerer timerne direkte, og derfra er det nemt at overføre dem til lønsystemet. Det sparer ikke alene tid og manuelle arbejdsgange; det er også med til at sikre korrekte lønudbetalinger.

Samtidig giver registreringen Nikolaj Nielsen mulighed for at følge udviklingen i lønomkostninger – både på den korte bane og på længere sigt. ”Det giver tryghed, at vi kan følge vores udgifter til personale tæt. Går tallene den forkerte vej, kan vi straks se det, og dermed har vi gode muligheder for at rette op på det i tide,” fortæller Nikolaj Nielsen.

Læs mere om vagtplanlægning

"Vagtplanløsningen fra Lessor har gjort min hverdag betydeligt lettere. Jeg er altid et skridt foran og har altid det nødvendige overblik. Det betyder, at jeg kan bruge tiden på at udvikle min forretning."

Nikolaj Nielsen, indehaver og daglig leder Smiley Fitness

BAGGRUND

Etableringen af Smiley Fitness er en drøm, der går i opfyldelse for indehaver Nikolaj Nielsen. Fitnesscenteret, der ligger i Hillerød, har gjort det til sin fornemmeste opgave at udstråle glæde, venlighed og imødekommenhed. Her skal alle føle sig velkomne og godt tilpas, uanset om de er nybegyndere eller har trænet i flere år.