Enkel administration og stor fleksibilitet

Med Lessors løsning til vagtplanlægning har medarbejderne på Rosengården Døgninstitution fået et system, der samler regneark, e-mails og det kommunale it-system i et. Det giver store fordele og sparer værdifuld tid, som kan bruges på beboerne i stedet.

For Rosengården har vagtplansystemet fra Lessor været medvirkende til, at bostedet har fået en langt tættere og bedre kommunikation med medarbejderne – især vikarerne.

”Vores vikarer er typisk ansat flere forskellige steder, og så er det en stor fordel, at de nemt kan melde ind, at de for eksempel allerede er på arbejde et andet sted en hel weekend, og at jeg derfor ikke skal regne med at kunne disponere over dem,” forklarer Mogens Møller, som er forstander på Rosengården. ”Og vikarerne selv synes, det er en stor fordel, at de nemt kan skrive og holde sig opdaterede, uanset hvor i verden de er.”

Rosengården beskæftiger engagerede, dygtige og erfarne medarbejdere, der står til rådighed for at kunne håndtere enhver tænkelig situation; en forstander, tre pædagoger, fire omsorgsmedhjælpere, en sygeplejerske på deltid, en kok og en gartner.

Problemfrit implementeringsforløb

Da først beslutningen om at skifte til Lessors vagtplanløsning var taget, gik det stærkt. En Lessor-konsulent var på besøg på Rosengården to gange; første gang for at gennemgå løsningen og vise, hvordan systemet fungerer, anden gang for at hjælpe med at sætte systemet op.

Det var forstander Mogens Møller og bestyrelsesformanden, som undersøgte markedet for vagtplansystemer. Valget faldt naturligt på løsningen fra Lessor, som med sine mange nyttige funktioner og store fleksibilitet passer godt til institutionen.

Mindre administration, mere fleksibilitet og bedre overblik

”Jeg har et mål om, at medarbejderne selv skal kunne lægge deres arbejdstid ind i vagtplansystemet,” forklarer Mogens Møller. ”Så skal jeg bare oprette de nødvendige vagter løbende for et antal uger, og derefter kan medarbejderne selv melde sig på de vagter, de gerne vil have.” Allerede nu lægger de fastansatte medarbejdere selv deres ferie ind i systemet, og det sætter Mogens Møller pris på: ”Det sparer mig for en masse administration, og samtidig giver det fleksibilitet og overblik for medarbejderne.”

Mogens Møller er en mand på farten; han er ofte ude af huset til møder eller andet. ”Her er det en kæmpe fordel, at sygemeldinger, der kommer i løbet af dagen, tikker direkte ind i vagtplansystemet. Så kan andre nemt håndtere det og finde en løsning.”

Tilfredse medarbejdere

”Medarbejderne er rigtigt gode til at bruge systemet og melde til og fra,” siger Mogens Møller. ”Alle kan jo sidde derhjemme og nemt se, om der skulle være en ledig vagt i den kommende eller næste weekend, når det passer dem.”

Medarbejderne er desuden glade for at kunne se, hvem de skal være på arbejde sammen med. ”Hvis en medarbejder har behov for at gå to timer tidligere en dag, kan han nemt selv se, hvem der skal på arbejde samme dag og måske kan dække de to ekstra timer,” fortæller Mogens Møller.

Tættere og bedre kommunikation

Rosengården har stor gavn af de mange funktioner i vagtplansystemet. En feature, som botilbuddet bruger rigtigt meget, er det integrerede sms-system. ”Det er en fordel, hvis for eksempel en medarbejder har været syg i nogle dage og giver besked om, at han ikke bliver rask til en weekendvagt; så kan jeg nemt skrive ud til alle, at vi har en ledig vagt, der skal besættes,” forklarer Mogens Møller.

Læs mere om vagtplanlægning

"Lessors løsning til vagtplan har levet op til vores forventninger fuldt ud. Det er fantastisk nemt at bruge og sparer meget tid i hverdagen. I dag bruger jeg tiden på at tale med medarbejderne i stedet for at løse administrative opgaver."

Mogens Møller, forstander Rosengården Døgninstitution

BAGGRUND

Rosengården Døgninstitution er et selvejende botilbud for psykisk og fysisk handicappede voksne, der har behov for motivation, støtte og vejledning. Institutionen har otte pladser og 14 ansatte fordelt på tre grupper; faglærte, ufaglærte og vikarer/timelønnede.