Overblik og styring af timer og fravær

Herningsholm Erhvervsskole har med deres nye tidsregistreringssystem fra Lessor fået langt bedre styring og overblik over de mange medarbejdergruppers tidsforbrug og fravær.

Bedre overblik, større datasikkerhed og mindre administration stod øverst på ønskelisten på Herningsholm, da skolen besluttede at anskaffe et nyt tidsregistreringssystem.

Med tidsløsningen fra Lessor er alle ønskerne opfyldt. Medarbejderne registrerer nu deres tid via en webapplikation, og lederne skal kun koncentrere sig om at godkende afvigelser fra normtiden.

Herningsholm Erhvervsskole beskæftiger en lang række medarbejdergrupper - lige fra rengøringspersonale til kantinemedarbejdere, pedeller, it-medarbejdere, vejledere, værkstedsassistenter, administrativt personale og biblioteksmedarbejdere.

Alle grupper registrerer deres arbejdstid i tidsregistreringssystemet. Alt i alt tæller de omkring 150 medarbejdere og 15 afdelingsledere, som godkender afvigelser i systemet, udnytter mulighederne for planlægning og opnår bedre overblik.

Et system, der har opfyldt forventningerne

Bevæggrundene for at anskaffe et nyt tidsregistreringssystem var et ønske om bedre styring og overblik og muligheden for at skille sig af med den hidtidige og meget usmidige håndtering af medarbejdernes tidsregistreringer på regneark. Lessors løsning har fuldt ud levet op til forventningerne. 

Også de medarbejdere, som ikke har været vant til at benytte it så meget i hverdagen, har taget systemet til sig og gør brug af de mange muligheder, som løsningen byder på.

Samarbejdet med både supporten og konsulenten fra Lessor fungerer også upåklageligt. Svarene kommer altid hurtigt, og lønafdelingen er meget begejstret for den konsulent, de har fået tilknyttet.

Langt bedre overblik

Formålet med at indføre et tidsregistreringssystem var at få flyttet en lang række manuelle opgaver væk fra regnearkene og på den måde skabe bedre styring og overblik over timeforbrug, tillæg og fravær.

Tidsløsningen fra Lessor har gjort intet mindre end en himmelvid forskel i den måde, som skolen løser opgaverne på i dag i forhold til tidligere. Brugerne kan oven i købet selv danne de rapporter i systemet, som de har brug for. Resultatet er et langt bedre overblik.

Korrekt timeregnskab

Systemet bruges meget til at følge op på, hvad der ligger af opsparede timer i systemet og til periodisering. På den måde har skolen hele tiden det fulde overblik over for eksempel opsparingssaldi, ferie og fravær.

Medarbejderne kan desuden selv følge med i deres saldi i webapplikationen. Den mulighed opleves som meget positiv. Samtidig overfløddigør den en hel del forespørgsler til lønkontoret.

Læs mere om ferie- og fraværsregistrering

"Vi er meget glade for systemet, som fungerer virkelig godt i hverdagen. Både ledere, lønafdelingen og medarbejderne har stor glæde af det - og tingene skal bare stemme helt ned på den enkelte medarbejder. Med tidsregistreringssystemet fra Lessor har vi nu præcis den struktur og det overblik, vi har behov for."

BAGGRUND

Herningsholm Erhvervsskole tilbyder tekniske og merkantile erhvervsuddannelser i Herning og Ikast. Skolen udbyder 20 uddannelser ud over en række voksen- og erhvervsuddannelser. 10.000 uddannelsessøgende har årligt deres gang på skolen, hvilket svarer til ca. 2600 årselever. Herningsholm Erhvervsskole beskæftiger omkring 375 medarbejdere.