Høj fleksibilitet og store besparelser

Med vagtplansystemet fra Lessor har fitness dk fået præcis den løsning, virksomheden havde brug for til vagtplanlægning, tidsregistrering og opgørelse af ferieregnskabet.

Både økonomidirektør Jakob Hansen og HR-direktør Charlotte Klarskov Jensen er meget begejstrede for den fleksibilitet og ikke mindst de besparelser, som implementeringen af vagtplansystemet fra Lessor har betydet for fitness dk.

”Tidsregistreringen i systemet er meget præcis. Det betyder, at vi ikke betaler for mere arbejdskraft, end vi får,” fortæller Jakob Hansen, og Charlotte Klarskov Jensen supplerer: ”Med Lessors løsning har vi også mulighed for at lægge et mere præcist budget baseret på aktuelle behov frem for historiske data. Vi kan være på forkant med tallene og agere hurtigt på ændringer.”

fitness dk beskæftiger i dag omkring 1800 medarbejdere. Vagtplansystemet fra Lessor bruges til håndtering af den daglige vagtplanlægning i centrene og som et redskab til at styre personaleomkostningerne.

Effektivitet har givet store besparelser

I løbet af de tre år, fitness dk har brugt vagtplanløsningen fra Lessor, har virksomheden åbnet fem nye centre, svarende til en vækst på 5 % – men personaleomkostningerne er de samme som før. Årsagen er et bedre overblik over nødvendige ressourcer kombineret med en tæt styring af medarbejdernes vagter og tidsforbrug. Besparelsen ligger på ikke mindre end en halv million kroner hver eneste måned.

En god opstart

Lessors vagtplansystem er webbaseret og kræver derfor ingen installation af software hos kunden. ”Processen har været ret enkel,” fortæller Jakob Hansen. fitness dk valgte selv at håndtere undervisning af brugerne i forbindelse med opstarten. Virksomheden udpegede en superbruger i både øst og vest, som begyndte at arbejde med systemet i god tid før alle andre. Det gjorde, at de var klar til at besvare spørgsmål fra deres kolleger i de enkelte centre.

”Vi valgte fra starten, at vi ville have en løsning med genkendelse af fingeraftryk – så når medarbejderne møder ind i de enkelte centre, registrerer de det helt enkelt ved hjælp af et tryk med en finger. Systemet er sat op, så vi altid planlægger vores bemanding tre måneder frem i tiden og kan sammenholde planerne med budgetter og forecasts. Det har givet stor effekt,” forklarer Jakob Hansen.

Tilfredse medarbejdere

I vagtplansystemet kan fitness dk nemt planlægge bemandingen i de enkelte centre. Systemet er let at bruge, og det er altid tilgængeligt via en browser eller app'en, som er gratis og automatisk følger med. Det betyder, at alle altid har adgang til den gældende vagtplan, og at det er nemt at foretage ændringer. Systemet er sat op, så det tager hensyn til den enkelte undervisers kompetencer og gør det nemt at tildele timer, ud fra hvem der kan undervise i hvad.

”Det er rigtigt fint, at systemet er mobilt,” siger Charlotte Karlskov Jensen. ”Vores undervisere er på farten hele tiden. De er først i det ene center, så i det andet, og ofte har de også et fuldtidsjob ved siden af. Med app’en, der følger med systemet, kan de nemt tjekke, hvilke vagter de har – og om der er nogen ledige, hvis en af deres timer bliver aflyst.”

Vores medarbejdere er meget tilfredse med systemet og har hurtigt vænnet sig til at bruge det,” siger Jakob Hansen. Og Charlotte Karlskov Jensen supplerer: ”Vores ledere ude i centrene har fået frigivet tid til at være meget mere til stede hos medarbejdere og medlemmer – tid, som de før brugte på administrative opgaver som for eksempel håndtering af vagtbytte ved sygdom og ferie. Det klarer underviserne nu selv i systemet, og det gør en kæmpe forskel.”

Læs mere om vagtplanlægning

"Vagtplansystemet er et fantastisk værktøj, som giver stor fleksibilitet og har været med til at sikre, at lederne kan bruge tiden hos deres medarbejdere i stedet for administrative opgaver bag en skærm."

Charlotte Karlskov Jensen, HR-direktør fitness dk

BAGGRUND

fitness dk er en landsdækkende kæde af fitness- og velværecentre bestående af i alt 47 centre. fitness dk startede med tre mindre centre i Aalborg, og siden er det blevet til en række af centre i primært de større byer i Danmark – og virksomheden forventer, at endnu flere centre vil komme til i de kommende år.