Letter arbejdet for alle medarbejdere
Høj funktionalitet og muligheden for at gøre brug af medarbejderselvbetjening og integrere portalen med lønsystemet har været en afgørende faktor for valget af medarbejderportalen fra Lessor.
Alle medarbejdere har adgang til systemet og kan selv rette stamoplysninger og for eksempel bankkontonummer. At de har overblik over registreringer og restferie har reduceret antallet af henvendelser til lønkontoret, som har gjort meget ud af at opdrage medarbejderne til at bruge portalen.
Efter implementeringen af Lessors medarbejderportal er papirmængden hos Ferring halveret. Det samme er den tid, administrationen bruger på lønforbehandling og efterfølgende kontroller. Behovet for at sende rapporter er samtidig langt mindre.
Nem implementering
Medarbejderportalen fra Lessor er en hostet webbaseret løsning, der ikke kræver installation hos kunden. Selve implementeringen hos Ferring tog nogle få dage, og i løbet af en måned var alle medarbejdere på portalen. ”Vi fik god hjælp fra Lessor i forbindelse med implementeringen. Vi var en af de første kunder og havde derfor forslag og ønsker til systemet, som Lessor var meget lydhør for at få med i løsningen,” fortæller Charlotte Dyhr, som er Compensation & Benefits Manager hos Ferring.
Positiv modtagelse
I dag bruger alle medarbejdere portalen til registrering af ferie, fravær, kørsel og variable løndele. Lederne godkender registreringerne inden overførsel til lønsystemet. Nye medarbejdere lærer at bruge portalen i forbindelse med introforløbet. Og tilbagemeldingen fra alle har været meget positiv. Fordi systemet er webbaseret, benyttes det på alle tider af døgnet. Nogle benytter roen derhjemme til at registrere, mens andre for eksempel har behov for at tjekke feriesaldoen.
”Alle har været positive, og de allermest positive er lederne. Tidligere udsendte vi en masse rapporter til afdelingerne om for eksempel fravær hos deres medarbejdere. Nu kan de selv danne sig et hurtigt overblik over både den enkelte medarbejders og hele afdelingens ferie og fravær og benytte det i deres planlægning,” fortæller Charlotte Dyhr.
Sparer tid for alle
Optimeringen af arbejdsprocesserne har ikke blot nedbragt papirmængden, men også medført den ønskede tidsmæssige besparelse for alle brugere af portalen.
”Dem, der især sparer tid, er ledernes assistenter. Tidligere skulle de blandt andet sammenligne de rapporter, som vi sendte dem, med kopier af medarbejderens ferieansøgning for at se, om den var blevet registreret i lønsystemet,” fortæller Charlotte Dyhr.
Også lønkontoret har opnået væsentlige besparelser. Tidligere modtog lønbogholderne registreringer på papir via intern post. Samtidig oplevede de, at medarbejderne ikke altid fremsendte dokumenterne rettidigt.
”Det gav nogle regnskabsmæssige udfordringer, at vi ikke fik nedskrevet ferieforpligtelsen rettidigt, fordi vi ikke havde modtaget informationen. Derudover brugte vi meget tid på papir- og tastearbejde og kontrol af det indtastede.”
Læs mere om personaleadministration"Medarbejderne har fået et større overblik. Nu har de det hele samlet i et system. De kan se deres fravær, og om deres ferieregistrering er godkendt. Samtidig ligger lønsedlerne elektronisk i portalen. Det er også smart, at fratrådte medarbejdere fortsat har adgang til deres lønsedler via portalen."
Charlotte Dyhr, Compensation & Benefits Manager Ferring Pharmaceuticals
BAGGRUND
Ferring Pharmaceuticals er en forskningsbaseret biofarmaceutisk virksomhed med fokus på udvikling og markedsføring af innovative medicinske præparater inden for terapiområderne infertilitet, obstetrik, urologi, gastroenterologi, endokrinologi og osteoartritis.
Virksomheden blev grundlagt i to lejede lokaler i Malmø i 1950. I dag er Ferring Pharmaceuticals en international koncern med mere end 3000 medarbejdere, hvoraf 420 er beskæftiget på det danske kontor i København.
