Tillid til system og data giver værdi i hele organisationen

Da CBS satte sig for at undersøge markedet for HR-systemer, var det med udgangspunkt i et HR-system, der var i drift i organisationen. Derfor lå der en række krav til et nyt system baseret på erfaringerne med det eksisterende.

En af udfordringerne med det daværende system var, at det var komplekst og stift. Der var store problemer og omkostninger forbundet med både at tilpasse systemet til specifikke krav og integrationen til andre it-systemer i organisationen.

CBS kiggede på flere systemer, inden valget faldt på Lessor Human Resources for Microsoft Dynamics NAV. HR-systemet fra Lessor havde de ønskede grundfunktioner, samtidig med at det var let kunne tilpasses de behov og ønsker, der opstår løbende. Derudover var kravet om mere brugervenlighed og overskuelighed opfyldt.

CBS har ca. 16000 studerende og modtager årligt omkring 1000 udvekslingsstuderende. Dertil kommer omkring 500 fastansatte forskere og 900 administrative medarbejdere, hvilket gør CBS til en af de tre største business schools i Nordeuropa. 

Fakta om CBS

Succes med brugervenlighed

Et af kravene til det nye HR-system var brugervenlighed. Dette mål er opnået til fulde med Lessor Human Resources. Der er ti brugere af systemet: en superbruger, syv HR- sagsbehandlere og to jurister.

Mette Risbo, som er superbruger, fortæller: ”Den enkelte bruger kan nu uden problemer selv tilpasse visningen og sortering af data på skærmen. Den funktion er vi rigtigt glade for.”

De involverede medarbejdere er også glade for det overblik, systemet giver. For eksempel er det blevet meget lettere at få overblik over medarbejdernes ansættelseshistorik. Et arbejde, der tidligere var meget tidskrævende.

Et samlet sted for information om medarbejdere 

CBS havde i udvælgelsen fokus på at indsamle data, forhindre dobbeltregistrering og eliminere småsystemer. Programchef Pernille Sølje Weiglin forklarer kort og enkelt: "Vores mål er at nedlægge alle regneark." Det betyder, at Lessor Human Resources er blevet et centralt system. Nu er det stedet, CBS registrerer alle persondata og information om ansættelser. Lessor Human Resources er også systemet, der tildeler nye medarbejdere brugernavn og e-mailkonto til skolens netværk, hvilket har gjort tingene meget lettere for it-afdelingen.

Bedre datakvalitet skaber tillid i organisationen

En anden fordel, som CBS har oplevet, er, at kvaliteten af data er forbedret betydeligt. Den overskuelige brugerflade, som Microsoft Dynamics NAV generelt tilbyder, gør det let at trække data ud og få det nødvendige overblik. Det er også blevet let for CBS at kontrollere kvaliteten af data. Det betyder, at resten af organisationen nu har tillid til de data, der er tilgængelige.

HR-information til ledelsen

Efter at systemet har genskabt tillid til data, er lederne for de forskellige afdelinger selv begyndt at trække rapporter ud, som er baseret på data fra Lessor Human Resources. Det kan for eksempel være rapporter over fratrædelse eller tiltrædelse af medarbejdere og økonomiske oversigter over den samlede omkostning pr. medarbejder. Den øverste ledelse bruger for eksempel rapporteringen til at få overblik over antallet af medarbejdere og medarbejdertyper fordelt på afdelinger.

Næste skridt byder på flere optimerede arbejdsgange

CBS er stadig i gange med at optimere processerne i HR-funktionen. Et af de næste tiltag bliver at generere ansættelsesbrevet til medarbejderne via Lessor Human Resources og se nærmere på standardfunktioner som for eksempel kompetencestyring. ”Vi har nok ikke dannet os det fulde overblik over potentialet i Lessor Human Resources endnu,” siger Mette Risbo.

Konstruktivt samarbejde

Samarbejdet med Lessor har været meget tilfredsstillende for CBS. Det bunder i følelsen af at få den rigtige sparring og rådgivning fra Lessors konsulenter. Og så bliver der hurtigt taget hånd om alle henvendelser: ”Reaktionstiden er klart noget, vi værdsætter. Vi bruger tit Lessor som eksempel over for nye leverandører,” slutter Pernille Sølje Weiglin.

Læs mere om personaleadministration

"Du kan selv tilpasse visninger på skærmen til den opgave, du skal udføre – det er vi rigtigt glade for."

Pernille Sølje Weiglin, programchef, og Mette Risbo, superbruger CBS

BAGGRUND

Copenhagen Business School (CBS) administrerer mellem 2500 og 3000 ansættelser. Som uddannelsesinstitution er der flere og ofte parallelle ansættelser af samme medarbejder. Det stiller store krav til HR-systemet, når det drejer sig om at kunne registrere og præsentere de mange data på en overskuelig måde.

Det krav sammen med kravet om høj brugervenlighed, muligheder for tilpasning og integration med andre af skolens systemer har været de væsentligste kriterier for valget af Lessor Human Resources.